כלי עזר לביקורות עומק: רשימת המסמכים לשמירה
מאגר מידע לניהול קשרי עמותות וממשל
לצורך פעילותה השוטפת של העמותה עליה לשמור ולתעד מסמכים ודיווחים מסוגים שונים ולעדכנם באופן שוטף במידת הצורך. שמירה ועדכון שוטף של מסמכים ודיווחים נדרשים גם לצורך הצגה בביקורות. במהלך חייה עמותה עשויה לעמוד בפני ביקורות עומק של רשויות ממשל שונות, שנערכות כחלק מעבודת הרגולציה השוטפת של הגופים או בעקבות תלונה או מידע על העמותה שמתקבל אצלם.
לביקורת יש מטרות שונות, אך המבנה שלהן והחומרים הנדרשים במסגרתן כמעט זהים.
ככלל, עמותות נדרשות לשמור כל תיעוד לפחות למשך 7 שנים. אף שכיום חלק מהמסמכים מפורסמים גם ברשת האינטרנט, כמו המסמכים המוגשים לרשם העמותות, במקרים רבים תידרש העמותה להמציא מסמכים אלו על מנת להשוות בין החומרים שפורסמו בציבור ובין החומרים שברשותה.
מנהלי עמותות רבים מעבירים מסמכים לארכיב ואינם שומרים בהישג יד חומר הנחוץ לביקורת, ולכן זמן יקר מבוזבז על מציאת החומר או על הפקת תיעוד מחודש. כלי העזר שלהלן הוא כלי ייחודי ל"אוגדן" ומכיל רשימת מסמכים שמומלץ לשמור בהישג יד ולעדכן באופן שוטף.
לרשימה זו עשויים להתווסף מסמכים נוספים, בהתאם לדרישות של הגוף מבצע הביקורת, נושא הביקורת ולאופי העמותה המבוקרת.
להורדת הכלי המלא