מבוא - ביקורות עומק
מאגר מידע לניהול קשרי עמותות וממשל
במהלך חייה עמותה עשויה לעבור ביקורות עומק של רשויות ממשל שונות: רשות המסים, רשם העמותות, החשב הכללי במשרד האוצר (חשכ"ל), רשויות מקומיות ומשרדי ממשלה שונים. הביקורות נערכות כחלק מעבודת הרגולציה השוטפת של הגופים וכן בעקבות תלונה או מידע על העמותה שמתקבלים אצל הגוף הממשלתי. מטרות הביקורות שונות, אך מבנה הביקורות והחומרים הנדרשים במסגרתן כמעט זהים.
בשנים האחרונות פועל רשם העמותות בתיאום עם החשב הכללי במשרד האוצר כדי לוודא שאם ביצע אחד מהם ביקורת על עמותה, לא תתבצע ביקורת נוספת באותה עמותה במשך שלוש שנים מיום סיום הביקורת. תיאום כזה אינו קיים עם רשות המסים מאחר שמטרתה היא גביית מס, וכן מכיוון שעל פי דין חל חיסיון על חומרים הנמסרים לרשות המסים, וככלל היא אינה מעבירה את תוצאות הביקורות שלה לרשויות האחרות.
איך עושים את זה?
טבלת עזר: השוואה בין המטרות של ביקורות העומק השונות
| רשם העמותות | החשב הכללי | רשות המסים | |
| מטרת הביקורת |
|
|
|
| מהי קודת המבט של הגופים המבקרים על החומר הנבדק.
מקרה לדוגמה: המבקר ביקש את כרטסת ההכנסות של העמותה. מה הוא בודק? |
המבקר יבחן אם הכנסות העמותה מצטברות לכדי עודף לא סביר, כך שהעמותה צוברת נכסים במקום להשתמש בהם למטרותיה. כמו כן, יבחן המבקר אם עיקר פעילות העמותה היא עסקית, בניגוד להנחיות ההתנהלות שפורסמו על ידי הרשם. | המבקר ימפה את ההכנסות ויבחן אם העמותה תלויה בתמיכה תקציבית מהממשלה, אם יש כפל מימון ממשרדי ממשלה לאותה פעילות וכדומה. | המבקר יבחן את אופי ההכנסות על מנת לאתר הכנסות חייבות במס (למשל, פעילות מניבת רווח שיש לה אופי עסקי) |
שלבים עיקריים בביצוע ביקורת עומק:
ביקורת עומק של אחד משלושת הגופים הממשלתיים שלעיל אורכת 6–12 חודשים, ולעתים יותר. הביקורות השונות נבדלות זו מזו באופיין (ראו הטבלה לעיל) אך אפשר להבחין בהן בחמישה שלבים עיקריים.
שלב א׳:
פנייה ראשונה אל העמותה ובקשה לקבלת חומרים ומסמכים
רשימת המסמכים שהעמותה תידרש להגיש כוללת מסמכי יסוד, מסמכים חשבונאיים שונים, דו"חות שנתיים (כספיים ומילוליים), תיק נהלים וכן מסמכים שונים שיעידו על מִנהל תקין (כגון פרוטוקולים שיעידו על מעורבות של מוסדות העמותה בניהולה).
על מנת לסייע לעמותות לצלוח את שלב הגשת המסמכים, הכנו עבורכם רשימת מסמכים שמומלץ לשמור ולעדכן באופן שוטף.
שלב ב׳:
ביקור במשרדי העמותה
הביקור הפיזי של הגוף המבקר במקום הפעילות של העמותה הוא חלק חשוב בביקורת. מטרתו לוודא כי הפעילות שהעמותה מצהירה עליה אכן מתקיימת. אם לעמותה יש סניפים נוספים שבהם מתקיימת פעילות, או אם הפעילות מתקיימת מחוץ למשרדי העמותה, יש לציין זאת בפני הגוף המבקר על מנת שיערוך ביקור גם שם.
שלב ג׳:
קבלת טיוטת דו"ח המבקר ומתן פרק זמן לתגובת העמותה
העמותה תקבל את טיוטת דו"ח המבקר הנסמך על החומר שהוגש והביקור הפיזי. לעמותה יינתן פרק זמן סביר על מנת להגיב, לתקן את הליקויים או להגיש הסתייגות.
שלב ד׳:
הגשת דו"ח סופי ומתן פרק זמן נוסף לתגובת העמותה
המבקר יגיש דו"ח סופי לרשם העמותות. הדו"ח הסופי יועבר לעמותה, ויינתן פרק זמן נוסף לקבלת תגובה מצד העמותה.
שלב ה׳:
סיום הביקורת והמלצות
לאחר קבלת תגובת העמותה על הדו"ח הסופי, הגוף המבקר עשוי להמליץ על צעדים שונים בהתבסס על הדו"ח. המלצות כאלו עשויות להיות למשל: מיסוי של העמותה; הימנעות ממתן אישור לפי סעיף 46 א לפקודת המס (בעקבות ביקורת רשות המסים); דרישה לתיקון ליקויים כתנאי לכך שהרשם לא יפעיל סמכויות כגון ביטול אישור ניהול תקין או נקיטת הליכי פירוק (בעקבות ביקורת רשם העמותות); דרישה להחזר כספי תמיכה ממשלתית (בעקבות ביקורת החשב הכללי). אם העמותה מתקנת את הליקויים שפורטו בטיוטת הדו"ח, הביקורת עשויה להסתיים ללא המלצות חריגות ובקביעה שהתנהלות העמותה תואמת את החוק ואת המצופה ממנה על ידי הגוף המבקר.
מנסיון אישי...
דני ימיני, מנכ"ל עמותת "קו לנוער"
חשוב לדעת, שמלבד ביקורות עומק ישנן גם ביקורות פתע של רשם העמותות. בשנה -שנתיים האחרונות רשם העמותות החלו לקיים ביקורי שטח לראות את העמותות שרשומות אצלם. בביקורת הפתע שאני עברתי, הגיעו שלושה אנשים במפתיע לבקר בעמותה. אני מממליץ לבקש לראות תעודה מזהה ואם המנכ"ל לא נמצא במשרד, לעכב אותם עד שהמנכ״ל יוכל להגיע. הם שאלו שאלות על מה העמותה עושה, מה מטרות העמותה, לא נכנסו לענייני דו״חות כספיים אלא יותר דיברו במאקרו על המטרות והתפקידים. כמו כן, ביקשו לראות קצת ניירת ונהלים- ביקשו לראות את לוגו העמותה, שאלו לגבי נוהל קופה קטנה (שווה לתדרך את מנהלת המשרד לדעת לענות על זה), וכן שאלו על פעילות העמותה. לאחר כחודש, שלחו את הדוח בדואר, בתוספת רשימת ליקויים שיש לתקן. מדובר היה בשינויים קטנים (כמו שינוי שם העמותה שיופיע כפי שמופיע ברשם העמותות במדויק). ממליץ לא לעשות שום שינוי לבד, אלא להוועץ ברואה חשבון, כך שכל שינוי ירשם בפרוטוקול ויאושר על ידי רו"ח. ביקורת פתע היא תהליך יחסית ארוך. מדובר על חצי שנה מרגע הביקורת. עם זאת, זהו לא תהליך מפחיד ולא קשה. בשורה התחתונה, חשוב להם לבדוק שעמותות חיות וקיימות ופועלות בתחום שלהן. ככל שהעבודה השוטפת יותר מדויקת, הביקורת תצלח יותר בקלות. אני מברך על הביקור כי מבחינתי זה חידד לי כמה דברים, אפילו במטרות העמותה- שהשתנו עם הזמן. אשמח לסייע למי שמעוניין בנושא זה. לטיפים נוספים לחצ/י כאן
קישורים חיצוניים
סקירה מהירה
- למי רלוונטי: כלל העמותות
- מתי רלוונטי: שוטף
- מחזור כספי: כל המחזורים
- גורם ממשל: רשם העמותות, החשב הכללי, רשות המסים
תאריכים חשובים לסימון
הנחיות וטפסים
אולי יענין אותך גם
מצאתם אי-דיוקים? יש לכם מידע נוסף או הצעות לעדכון ערך זה?