ביקורת עומק של רשם העמותות
מאגר מידע לניהול קשרי עמותות וממשל
איך עושים את זה?
מבנה הביקורת של רשם העמותות:
ביקורת העומק מתרכזת בחמישה או שישה מוקדים מבין רשימת נושאים אפשריים לבדיקה. הנושאים נבחרים בהתאם לנתוני העמותה. להלן רשימת המוקדים האפשריים לביקורת העומק:
- ניהול משק הכספים של העמותה/החל"צ – ניתוח של הדוחות הכספיים ובחינה של מידת החוסן הפיננסי של העמותה/החל"צ; בדיקת הכנסות והוצאות פיקטיביות; בחינה מדגמית של חשבוניות והוכחות תשלום בפועל. כמו כן, הביקורת מוודאת כי העמותה משתמשת בכספיה לצורך קידום מטרותיה וכי מתקיימים פיקוח נאות, הליכי בקרה ושקיפות. הביקורת בוחנת את אופן ביצוע הנהלת חשבונות, ניהול התקציב, ניהול חשבונות הבנק והנהלים הקשורים במורשי חתימה.
- הוצאות הנהלה וכלליות ותשלומים לספקים ולנותני שירותים – אין בהכרח דרישה לעמוד ב[null כללי החשב הכללי] לעניין זה, אך נדרש כי היקף ההוצאות ההנהלה והכלליות יהיה ראוי וסביר.
- הוצאות שכר – נבחנות הוצאות השכר ועלויות השכר, שכר הבכירים בעמותה ביחס לשכר הנהוג במשק, האם נערכת חלוקת רווחים במסווה של משכורת ועוד.
- צדדים קשורים ועסקאות עם צדדים קשורים
- תמיכות והקצבות – אי-עמידה בתבחינים, כפל תמיכות, שימוש בכספי ציבור שלא למטרה שלמענה ניתנו וכדומה.
- הכנסות מתרומות – הביקורת בוחנת קבלת תרומות בשווה כסף, רישום נאות של תרומות ואופן קבלת כספים, וכן נערכת בדיקה מדגמית של תקבולים כנגד קבלות ובוחנת קבלה של תקבולים ללא רישום קבלה וכדומה.
- העברת כספים ונכסים אחרים, לרבות חלוקת מלגות ומתן הלוואות.
- רכוש קבוע ומלאי - ניהול בלאי, קבלת נכסים כתרומה, הפקת תועלת מנכסים לשם קידום מטרות העמותה ועוד.
על מנת לסייע לעמותות לצלוח את ביקורת העומק בשלום, הכנו עבורכם רשימת מסמכים שמומלץ לשמור ולעדכן באופן שוטף.
חשוב לדעת: הביקורת בוחנת את נתוני השנה הנוכחית והשנתיים הקודמות לה, אלא אם כן התקבלו מידע או תלונה ספציפיות על אודות העמותה בגין שנים קודמות.
בנוסף למוקדי הביקורת ייבדקו גם:
- קיומם של מסמכי חובה וסקירתם [ראו גם כלי עזר: רשימה מומלצת למסמכים לשמירה בהישג יד].
- מידת מעורבות מוסדות העמותה - הוועד המנהל, ועדת הביקורת והאספה הכללית – בחיי העמותה ובניהולה.
- קיומם של תיק נהלים והוראות עבודה.
מנסיון אישי...
דוד קורן, מנכ"ל עמותת ער"ן
ביקורת עומק הינה השקעת זמן לא קטנה לעמותה אך בצד החיובי - גם עושה סדר גדול. בטרם ביקורת עומק יש לוודא כי כל המסמכים והפרוטוקולים הדרושים קיימים באופן מסודר וכי כל הליך מנהלי בעמותה מתועד. ראשית, כדאי לוודא שיש פרוטוקולים לכל החלטה שהתקבלה בעמותה, בין אם זה שינוי שכר של עובד, תיעוד ישיבות ועד מנהל, תיעוד רכישות והשקעות ותיעוד של התקשרויות העמותה. המבקר מבקש לראות שכל ההחלטות התקבלו באופן סטטוטורי ושההליך עצמו היה מתועד לאורך כל הדרך. כמו כן אני ממליץ לתעד מעורבות של חברי ועד מנהל בעמותות אחרות. שנית, כדאי לתעד ולהמציא נהלים הקשורים למהות הפעילות [כמות מפגשים, מתנדבים, אופי הפעילות המוצעת ועוד] דבר שיעזור לצלוח את הביקורת בצורה מיטבית, וכן לתעד את פעילות העמותה. לעמותות לא ממוחשבות יכולה להיות בעיה בשלב זה ולכן עליהן להיערך מראש עם מקסימום התיעוד והנהלים על פעילות העמותה. ובעיקר- אני ממליץ להתאזר בהרבה הרבה סבלנות. לטיפים נוספים לחצ/י כאן
מנסיון אישי...
.JPG)
ריבי בלר, מנכ"לית עמותת "והדרת"
המלצה שלי היא כי מרגע קבלת ההודעה על ביקורת עומק, לכנס את חברי העמותה ולחלק בינם משימות. לייצר צוות של 2-3 עובדים בעמותה שאחראים לכל המטלות שהביקורת דורשת, כך ניתן להמשיך בהתנהלות השגרתית של העמותה. כמו כן, חשוב להגיע לביקורת עומק לאחר שעורכים סדר רציני בעמותה. לסדר את כל המסמכים בקפדנות יתרה בטרם הביקורת ברגע שכלל המסמכים זמינים בצורה מסודרת- הביקורת אינה דבר כל כך קשה. אמנם הביקורת היא סיזיפית, אף יש בה יתרון רב, היא מכניסה סדר לתוך העמותה. חשוב לדעת כי הגוף המבקר הינו אדיב ונחמד, הוא זמין לכל שאלה בטלפון, שווה לנצל זאת. לטיפים נוספים לחצ/י כאן
סקירה מהירה
- למי רלוונטי: כלל העמותות
- מתי רלוונטי: שוטף
- מחזור כספי: כל המחזורים
- גורם ממשל: רשם העמותות
תאריכים חשובים לסימון
הנחיות וטפסים
- חוברת הנחיות להתנהלות עמותות - מתוך אתר רשם העמותות
אולי יענין אותך גם
מצאתם אי-דיוקים? יש לכם מידע נוסף או הצעות לעדכון ערך זה?