האוגדן

מנסיון אישי- טיפים ממנכ"לים

מאגר מידע לניהול קשרי עמותות וממשל

תוכן עניינים

          אספנו עבורכם טיפים ועצות לתכנים באוגדן ממנהלות ומנהלי עמותות ותיקים ומנוסים, כדי להשלים את המידע הרגולטורי ב"ניסיון מהחיים". הטיפים מסודרים לפי סדר הערכים באוגדן.

מנהל תקין

טיפ בנושא אסיפה כללית, חן אריאלי, יו"ר אגודת הלהט"ב -
"האסיפה הכללית היא הזדמנות להעלות נושאים על סדר היום של העמותה, מעבר לחייב בחוק, הזדמנות לעדכן את חברי וחברות העמותה בכל הנעשה בארגון ולגייס אותם לפעולה ולייצר אוריינטציה ארגונית בין מטרות הארגון לחברים בו. יותר מכך, אני ממליצה לקיים יותר מאסיפה אחת בשנה: אסיפה אחת לאישור דוחות והנושאים הדרושים בחוק, ואסיפה נוספת להעלאת נושאים רלוונטיים לפעילות. זוהי הזדמנות לייצר הליך של שיתוף ציבור עם מי שאמונים על החלטות הארגון. בנוסף, אני ממליצה שהועד המנהל יהיה מעורב בניהול האסיפה, שכן, הועד המנהל חייב דין וחשבון לחברי אסיפה."
טיפ בנושא ועד מנהל, יותם אביזוהר, מנכ"ל "ישראל בשביל האופניים"-
"לתפקידי כמנכ"ל עמותה הגעתי לאחר שהייתי חבר בכמה ועדים מנהלים בעמותות שונות, לכן אפקטיביות הועד המנהל הינה נושא שחשוב לי מאוד. כחבר ועד מנהל הרגשתי לא פעם כי הישיבות מרובות וחלקן אינן אפקטיביות, דבר היוצר התדלדלות משתתפים בישיבות הועד המנהל ומביא לחוסר אפקטיביות של גוף זה. כמנכ"ל, ההמלצה שלי היא לפעול לכך שהישיבות יהיו מדויקות וענייניות, על ידי שליחת סדר היום וחומרי הדיון בטרם הפגישה, מה שיסייע לניהול יעיל של המפגש עצמו. אצלנו בעמותה ישנו נוהל של זימון ועד מנהל לארבע פגישות חובה בשנה, את הפגישות הלו אנו מתאמים מבעוד מועד, בתחילת השנה, מול כלל היומנים - דבר המבטיח נוכחות מקסימלית של חברי הוועד.לכל אחת מארבעת הפגישות מטרה מוגדרת: הפגישה הראשונה - פגישת פתיחת שנה, במהלכה הצוות מעביר לעיון הועד המנהל את המטרות, היעדים ואת תוכנית העבודה לשנה הקרובה. פגישה שנייה - לאחר אישור תוכנית העבודה, ישיבה על המשאבים הנדרשים לשם יישום התוכנית המוסכמת. פגישה שלישית - פגישת אמצע שנה, במהלכה בודקים את התכנון אל מול הביצוע, מפיקים מסכנות לחציון השני של השנה, ממקדים יעדים ומפיקים מסקנות. ולבסוף, פגישה רביעית - שהינה פגישת סיכום שנה ולקחים לקראת תוכנית העבודה לשנה הבאה. את שאר הפגישות אנו קובעים בהתאם לצורכי העמותה ולדרישות הועד המנהל."
טיפ בנושא ועדת ביקורת או גוף מבקר, עו"ד איתן צחור, יועץ משפטי מנהיגות אזרחית -
כמה דברים שחשוב לדעת בנוגע לוועדת הביקורת: רצוי שחברי ועדת הביקורת בעמותה ישקפו את מגוון הדעות או המגזרים בעמותה ובכלל זה גם את האופוזיציה (ככל שהיא קיימת באותה עמותה). ועדת הביקורת אינה מחליפה את הועד המנהל ואין בסמכותה להגביל את חופש פעילות בעלי תפקידים או מוסדות העמותה. לכן התערבות ועדת הביקורת בחיי היום יום אינה רצויה והבדיקה צריכה להיעשות בדיעבד, למעט מקרים חריגים הדורשים התערבות מידית. בהתאם לכך, חברי ועדת הביקורת אינם נושאים באחריות בדומה לבעלי התפקידים עצמם, אלא אם כן "עצמו עיניים" מתופעה מהותית המתרחשת בעמותה. חשוב לדעת שגם אם מחליטים למנות רואה חשבון כמבקר פנימי לעמותה, אין הוא יכול להיות זהה לרואה החשבון החיצוני של העמותה או לרואה החשבון שהוא "גוף מבקר" המחליף את ועדת הביקורת. חבר ועדת ביקורת אינו רשאי להימצא בכל ניגוד עניינים בין פעילותו האישית לבין העמותה.
טיפ בנושא מבקר פנימי לעמותה, אהובה ינאי, מנכ"לית "מתן- משקיעים בקהילה"-
מנכ"לית עמותה והן כחברת דירקטוריון במגזר העסקי, עצתי היא לראות את הביקורת הפנימית כנכס עבור העמותה. ביקורת פנימית מאפשרת לראות תהליכים ארגוניים, בעיקר אילו שבשגרה, בעין אחרת; הבקורת מגנה עלינו כמו שכפץ טוב. לכל עמותה יש סיכונים שחייבים להיות מודעים אליהם ולנהל אותם, הן בהיבט הכלכלי והן בהיבט התפעולי. ביקורת פנימית עוזרת לוודא שכל מה שחייבים לבדוק נבדק, לא רק על פי החוק והרגולציה, אלא גם כחלק מתהליכי ניהול הסיכונים. הביקורת הפנימית בעמותה היא כלי תוצך לקבלת החלטות מושכלות בנוגע לניהול השוטף של הארגון. בנוסף, אל תחפשו "YES MAN", חשוב שהמבקר יהיה אדם עצמאי עם דעה מוצקה בנוגע להתנהלות העמותה; כזה שמוכן להעמיד את ידיעותיו לטובת העמותה. עם זאת, חשוב לזכור כי בסופו של דבר ההחלטה הסופית היא החלטה ניהולית שמנהלי העמותה צריכים לקבל. במקרים בהם המנהלים אינם מקבלים את עצת המבקר, חשוב לתת לכך הסבר ולקבל את אישור הועד המנהל. טיפ נוסף, אחת לחמש שנים לערך, גם אם המבקר אינו מתחלף, כדאי שיוקדש זמן למיפוי מחדש של הסיכונים בעמותה בהתאם למציאות המשתנה. כאשר המבקר מתחלף, המיפוי נעשה באופן אוטומטי כבסיס לתכנית העבודה של הבקורת הפנימית.
טיפ בנושא מבקר פנימי לעמותה, דפנה ליפשיץ, מנכ"לית עמותת "תפוח" -
עצה משמעותית שאימצתי מהמבקר שלנו בעבודתי כמנכ"לית עמותה הוא - "משהו שצריך להסביר- אל תעשי". כוונתי היא שאם ישנה החלטה שתצטרך הסבר בהמשך כי היא לא נראית טוב, עדיף לא לקבל אותה מראש. לדוגמה, להעסיק אדם מקורב, גם אם הוא הכי מתאים לתפקיד, זה משהו שעדיף לא לעשות משום שיהיה קשה מאוד להסביר זאת אחר כך. זהו מגדלור שמכוון אותי כמנהלת. עצה שניה היא להיעזר במבקר בצורה פרואקטיבית - לשתף אותו בכל התלבטות משמעותית שעולה לאורך הדרך. לא הצטערתי אפילו על פעם אחת שהרמתי אליו טלפון בכדי להתייעץ ולקבל החלטה קשה. שתי העצות הללו הן בעיני שילוב מנצח - חשוב להקשיב למבקר ולתת לו הרבה אמון ובמקביל ליזום בצורה פרואקטיבית התייעצויות כשיש החלטות גדולות שעומדות על הפרק. לא להיות פסיביים בנושא זה ולחכות רק לשאלותיו.
טיפ בנושא אישור ניהול תקין, שני אלוני, מנכ"לית מרכז סיוע לנפגעות ונפגעי תקיפה מינית חיפה והצפון -
אני ממליצה לבדוק עם רואה החשבון איתו אתם עובדים בעמותה, האם יש לו הסדר שמאפשר הגשה מאוחרת של הבקשה לקבלת אישור ניהול תקין, מעבר לתאריך הרשמי של ה-30 לחודש יוני. אם אין לרו"ח הסדר שכזה, חשוב להזדרז עם הגשת הבקשה. בכל מקרה, לא מומלץ להגיש את הבקשה אחרי סוף חודש ספטמבר, משום שהעמותה יכולה למצוא עצמה מתחילה את שנת הפעילות ללא אישור ניהול תקין עדכני בידיה. בנוסף, אני ממליצה להיערך מראש להגשת הבקשה לחידוש אישור הניהול התקין - יש לתאם מועד לכינוס האסיפה הכללית של העמותה שבועיים-שלושה לפני מועד הגשת הבקשה, וכן להתחיל לעבוד על ההגשה כחודש לפני האספה הכללית. חשוב מאוד לא לשכוח שחוץ מהוועד המנהל, גם ועדת הביקורת של העמותה צריכה להיות מעורבת בעניין, לא לשכוח להעביר לה את הדוחות הכספיים טרם האסיפה הכללית לאישור, שהרי במהלך האספה נדרשת חוות הדעת של ועדת הביקורת בנושא. מוזמנים להוריד ולעשות שימוש בטבלת האקסל המפרטת את הפעולות הנדרשות סביב ההגשה לחידוש האישור לניהול התקין, המופיעה בקישורים חיצוניים.
טיפ בנושא תקנון עמותה, שלומי קסטרו, מנכ"ל מועצת אירגוני הילדים והנוער -
תהליך גיבוש תקנון יכול להיות מעניין ומגבש עבור העמותה. הנה כמה עצות מניסיוני: תהליך גיבוש תקנון מיוחד ומותאם לעמותה (להבדיל מתקנון מצוי) לוקח מספר חודשים, אך עמודי התווך של התקנון יכולים להיקבע בתוך מספר שבועות. לצד ההליך הפרוצדורלי חשוב גם לקיים דיון בנושאים מהותיים לעבודת העמותה ולמטרותיה. למשל, במקרה שלנו כארגון גג, שאלת הייצוג של הארגונים החברים להם מספר חניכים גדול אל מול ארגונים חברים עם מספר חניכים קטן, עלתה על הפרק - האם ארגון גדול יזכה תקנונית ל- 2-3 קולות בעלי זכות הצבעה או קול אחד כמו כולם? יש להבדיל בין גיבוש התקנון שהוא בעצם עקרונות ההפעלה ומנגנוני קבלת ההחלטות בעמותה, לבין גיבוש חזון העמותה ומטרותיה, לבין גיבוש ליבת הפעילות של העמותה. אנחנו רצינו מאוד להתחיל עם גיבוש חזון העמותה אך הבנו שנכון יותר קודם להסדיר את התקנון, כך שיהיו בידנו כלים לקבלת החלטות בבואנו לגבש את החזון, מטרות וליבת הפעילות של העמותה. דיוני גיבוש התקנון יכולים להיות מורכבים ולכן כדאי לתכנן מראש הפסקות מתודיות לבירור והתייעצויות, שיאפשרו חילוץ פלונטרים שיכולים להיווצר בין שני חברי אסיפה או יותר. ייעוץ משפטי זה חשוב, אבל לדעתי לא צריך להיות נוכח בדיוני גיבוש התקנון ובטוח שפחות בשאלות המהותיות. זו פריבילגיה שאולי נחמד שתהיה, אבל גם יכולה להעביר את הדיון מהר מאד לסוגיות משפטיות ולא לדיון ענייני מהותי. ולסיום אני ממליץ: לא להמציא את הגלגל וללמוד מארגונים דומים; להשתמש בפלטפורמות טכנולוגיות לקידום דיונים; להגיע לפגישות גיבוש התקנון עם מצע לדיון מוכן ועם חלופות ממוקדות כדי לא להתפזר; לתת מקום לאנשים להתבטא... מוזמנים לעיין בתקנון שלנו באתר גיידסטאר
טיפ בנושא חל"צ או עמותה, אמיתי קורן, מנכ"ל "כל זכות" -
בניהול חברה לתועלת הציבור (חל"צ) ישנו היבט אחד שהוא יותר מורכב מניהול עמותה והוא העובדה שבחל"צ עליך להיות כפוף גם לחוק החברות . המשמעות של עניין זה מעבר לתשלום מס חברות בכל שנה, היא להיות תחת בקרה ומדיניות דיווח יותר מורכבת. חשוב לציין שאני רואה בכך גם יתרון - מדיניות הדיווחים מאלצת את הארגון להתיישר לסטנדרטים מחמירים של סדר ודיווח ויש בכך תועלת רבה למרות העלויות, זה מקטין משמעותית סיכונים כספיים לארגון. נקודה נוספת שחשוב לשקול היא מי "שולט" בבסיס הארגון. אני סובר שבניהול חל"צ ישנו חופש פעולה גדול יותר למנכ"ל ולצוות הניהולי מאשר בעמותה. בעמותה קיים המושג של "חברי עמותה" אשר כל החלטה מהותית מחייבת הסכמה שלהם, כך שבפועל לחברי העמותה ישנו כוח רב על חשבון חופש הפעולה והעשייה של הצוות המייסד והצוות הניהולי. בחל"צ לעומת זאת ישנו חופש פעולה רב יותר - ההחלטות מחויבות רק בהסכמתם של בעלי המניות (שבעה במספר) שמתכנסים מדי שנה לאשר את התקציב, וכן ישנו הרבה פחות מקום לחיכוך משום שכל דיון מתנהל דרך הדירקטוריון (אשר משקף את בעלי המניות המקוריים ו"כוחו" מוסדר תקנונית) ולא דרך אספה כללית. עם זאת, אינני ממליץ לאדם המקים ארגון קטן היודע שירוץ בתקציבים נמוכים של מאות אלפי שקלים בלבד, לשאת בעליות הגדולות של פתיחת חל"צ, הכוללות הוצאות עורך דין בשלב ההקמה והוצאות רואה חשבון בנושאי מיסוי מדי שנה. לעומת זאת, לארגון גדול היודע שהולך לפעול בתקציב גבוה ואינו מפעיל מתנדבים רבים שכדאי שיהיו חברי העמותה, שווה לשקול להקים חל"צ ולשאת בעלויות לטובת ניהול נכון יותר.
טיפ בנושא רישום עמותה, רותי פילץ בורשטיין, מנכ"לית "ספורט גשר לחינוך" -
אני ממליצה להגיע לשלב רישום העמותה לאחר תהליך סדור לגיבוש מטרות העמותה. מניסיוני כדאי להקים "צוות חשיבה" מצומצם שיעסוק בגיבוש משנה סדורה של הגוף שאותו הולכים להקים. אני בהחלט מאמינה כי חשוב לחשוב על התוכן בטרם מקימים את העמותה, הדיוק של הדברים מאוד משמעותי להמשך הדרך. כאשר מתכננים וקובעים מטרות ויעדים מראש, מגיעים מאוד בשלים להליך הפורמלי של רישום העמותה ברשם העמותות ולליווי המשפטי. רישום העמותה הוא אמצעי ולא מטרה, וכך צריך לגשת לתהליך. מעבר לכך, אני ממליצה להיות מאוד מדויקים, קפדניים ויסודיים בהגשת הטפסים לרשם העמותות, לענות בדיוק על השאלות שנשאלו ולמנות אדם יסודי לביצוע מטרה זאת.
טיפ בנושא מיזוג עמותה, פז כהן, מנכ"ל "אנו" -
כאשר עמותה (או חל"צ) עומדת בפני מיזוג עם עמותה אחרת, עומדות בפניה שתי אופציות: האחת, הליך מיזוג בבית משפט והשנייה, שימוש בגוף משפטי שכבר קיים (אחד הגופים המתאחדים או יישות משפטית שלישית) והיטמעות העמותה בתוכו. כל מקרה כמובן נבחן לגופו, אך אני נוטה להמליץ בחום על האופציה השנייה. אמנם בדרך זו העמותה מפסידה נכס מרכזי - את השם שלה - אך לרוב הדבר לגמרי שווה את זה; מיזוג בבית משפט הינו הליך מורכב וארוך. ובכלל, אני ממליץ כי בעת מיזוג בין עמותות יבחר שם חדש, כך לא ייווצר מצב של חוסר איזון לטובת ארגון אחד שישאיר משקעים בין בהמשך. מעבר להליך הטכני, כאשר ממזגים עמותות חשוב להיות מאוד רגישים בשמירת חלוקה שווה בין הארגונים המתמזגים - בין אם זה נציגות בוועד המנהל או חלוקת תפקידים בעמותה. נדרשת שקיפות בין חברי ההנהלות לצוות העובדים – ובינם לבין עצמם. עד שייבנה אמון, חייבים מערכת של איזונים ובלמים שתמנע "השתלטות" או דומיננטיות יתר של אחד הארגונים. מהצד השני, חייבים לחדד את המטרות ולהפסיק מוקדם ככל שניתן בפעילויות שאינן בליבת הגוף החדש. אני ממליץ להרכיב ועד מנהל רזה בעת מיזוג (המינימום הנדרש), בכדי לא לטרטר אנשים רבים. זאת משום שבעת מיזוג עמותה ישנם הליכים ביורוקרטיים רבים הדורשים את מעורבות הועד המנהל כגון החלטות וחתימות "טכניות" מול הבנקים, שותפים, מוסדות ממשלתיים ועוד. הליך האיחוד של העמותות יכלול, בדרך כלל, גם שינוי מעמדם של העובדים. חשוב לראות בעובדי העמותה חלק משמעותי בהליך המיזוג ולשתפם בתהליך ככל האפשר. ככל שההליך יעשה בשקיפות גבוהה יותר, עובדי העמותה יהיו רתומים יותר ולא יפחדו מהשלכותיו. ככלל, בעת המיזוג צריך המנכ"ל והועד המנהל לשים את האגו בצד, לייצר אמון, סביבה חברתית ונעימה ולאפשר לעובדים להכיר האחד את השני. בנוסף – חשוב מאד להיעזר ברואה חשבון ועורך דין מצוינים שיקלו על התהליך.
טיפ בנושא פירוק עמותה, שרון פרנקל, מנכ"לית "מתאם" -
מניסיוני, הדבר החשוב ביותר כשניגשים לקראת הליך של פירוק מרצון של מלכ"ר (עמותה או חל"צ) הוא לבדוק לעומק את המצב הפיננסי של הארגון. מרגע שמתחילים תהליך של פירוק מרצון, הנושא הראשון שעומד על הפרק הינו בדיקת המצב הפיננסי של הארגון. בכדי שחברי ועד המנהל יאשרו תהליך של פירוק הם נדרשים לחתום על "תצהיר כושר פירעון". זוהי התחייבות לבדיקת המצב הכלכלי של המלכ"ר שיכול לשלם את כל החובות במלואם תוך שנה. מאחר ויש פה אחריות אישית גדולה, הועד המנהל של המלכ"ר חייב לדעת בצורה טובה ויסודית מהו המצב הפיננסי שלו. על מנת שחברי הועד יוכלו בבטחה לחתום על תצהיר שכזה נדרשת עבודה רבה מקדימה של סידור וניקוי חובות. לעיתים, על פניו אין לארגון חובות אולם ישנם גם "חובות אבודים", חובות בעבור תשלומי פנסיה שלא הופרשו, חובות בגין פיטורין וכו'. לכן ההמלצה המרכזית שלי למנכ"ל עמותה העומדת לפני פירוק, היא להתחיל ולסגור את כל הנושא הפיננסי בצורה מדויקת, בכדי שחברי הועד המנהל יוכלו לאשר את הפירוק בצורה יסודית. תהליך זה של בדיקת חובות וסגירת הנושא הפיננסי יכול לקחת תקופה ולכן מומלץ להיערך אליו בהתאם. בסיום הבדיקה, חברי האספה הכללית והועד המנהל, חותמים על "תצהיר כושר פרעון" - המלצה נוספת, חשוב לשכור את שירותיו של עורך דין טוב שילווה את הנהלת המלכ"ר בתהליך הפירוק. מניסיון, לא כל מי שיקר הוא מי שטוב, צריך עורך דין עם ניסיון בפירוקים. מבחינת המלכ"ר מדובר בתהליך מסובך, לכן עורך הדין חייב להנחות את חברי הועד המנהל באופן צמוד. בהמשך יש להפעיל גם את רואה החשבון החיצוני של העמותה. זהו משולש קריטי מאוד להליך פירוק עמותה: עורך דין טוב, רואה חשבון טוב ומנכ"ל, חשוב להכיר ביניהם ולעשות פגישות משולשות לקראת פירוק המלכ"ר.

ביקורות עומק

טיפ בנושא ביקורת עומק, דני ימיני, מנכ"ל "קו לנוער" -
חשוב לדעת, שמלבד ביקורות עומק ישנן גם ביקורות פתע של רשם העמותות. בשנה שנתיים האחרונות התחילו מרשם העמותות לעשות ביקורי שטח לראות את העמותות שרשומות אצלם. בביקורת הפתע שאני עברתי, הגיעו שלושה אנשים במפתיע לבקר בעמותה. אני מממליץ לבקש לראות תעודה מזהה ואם המנכ"ל לא נמצא במשרד, לעכב אותם עד שהמנכל יוכל להגיע. הם שאלו שאלות על מה העמותה עושה, מה מטרות העמותה, לא נכנסו לענייני דוחות כספיים אלא יותר דיברו במאקרו על המטרות והתפקידים, כמו כן, בקשו לראות קצת ניירת ונהלים- ביקשו לראות את לוגו העמותה, שאלו לגבי נוהל קופה קטנה (שווה לתדרך את מנהלת המשרד לדעת לענות על זה), וכן שאלו על פעילות העמותה. לאחר כחודש, שלחו את הדוח בדואר, בתוספת רשימת ליקויים שיש לתקן. מדובר היה בשינויים קטנים (כמו שינוי שם העמותה שיופיע כפי שמופיע ברשם העמותות במדויק). ממליץ, לא לעשות שום שינוי לבד, אלא להוועץ ברואה חשבון, כך שכל שינוי ירשם בפרוטוקול ויאושר על ידי רו"ח. ביקורת פתע היא תהליך יחסית ארוך. מדובר על חצי שנה מרגע הביקורת. עם זאת, זהו לא תהליך מפחיד ולא קשה. בשורה התחתונה, חשוב להם לבדוק שעמותות חיות וקיימות ופועלות בתחום שלהם. ככל שהעבודה השוטפת יותר מדויקת הביקורת תצלח יותר בקלות, אני מברך על הביקור כי מבחינתי זה חידד לי כמה דברים אפילו במטרות העמותה- שהשתנו עם הזמן. אשמח לסייע למי שמעוניין בנושא זה.
טיפ בנושא ביקורת עומק של רשם העמותות, דוד קורן, מנכ"ל "ער"ן" -
ביקורת עומק הינה השקעת זמן לא קטנה לעמותה אך בצד החיובי - גם עושה סדר גדול. בטרם ביקורת עומק יש לוודא כי כל המסמכים והפרוטוקולים הדרושים קיימים באופן מסודר וכי כל הליך מנהלי בעמותה מתועד. ראשית, כדאי לוודא שיש פרוטוקולים לכל החלטה שהתקבלה בעמותה, בין אם זה שינוי שכר של עובד, תיעוד ישיבות ועד מנהל, תיעוד רכישות והשקעות ותיעוד של התקשרויות העמותה. המבקר מבקש לראות שכל ההחלטות התקבלו באופן סטטוטורי ושההליך עצמו היה מתועד לאורך כל הדרך. כמו כן אני ממליץ לתעד מעורבות של חברי ועד מנהל בעמותות אחרות. שנית, כדאי לתעד ולהמציא נהלים הקשורים למהות הפעילות [כמות מפגשים, מתנדבים, אופי הפעילות המוצעת ועוד] דבר שיעזור לצלוח את הביקורת בצורה מיטבית, וכן לתעד את פעילות העמותה. לעמותות לא ממוחשבות יכולה להיות בעיה בשלב זה ולכן עליהן להיערך מראש עם מקסימום התיעוד והנהלים על פעילות העמותה. ובעיקר- אני ממליץ להתאזר בהרבה הרבה סבלנות.
טיפ בנושא ביקורת עומק של רשם העמותות, ריבי בלר, מנכ"לית "והדרת" -
המלצה שלי היא כי מרגע קבלת ההודעה על ביקורת עומק, לכנס את חברי העמותה ולחלק בינם משימות. לייצר צוות של 2-3 עובדים בעמותה שאחראים לכל המטלות שהביקורת דורשת, כך ניתן להמשיך בהתנהלות השגרתית של העמותה. כמו כן, חשוב להגיע לביקורת עומק לאחר שעורכים סדר רציני בעמותה. לסדר את כל המסמכים בקפדנות יתרה בטרם הביקורת ברגע שכלל המסמכים זמינים בצורה מסודרת- הביקורת אינה דבר כל כך קשה. אמנם הביקורת היא סיזיפית, אף יש בה יתרון רב, היא מכניסה סדר לתוך העמותה. חשוב לדעת כי הגוף המבקר הינו אדיב ונחמד, הוא זמין לכל שאלה בטלפון, שווה לנצל זאת.
טיפ בנושא ביקורת עומק החשב הכללי, עו"ד איתן צחור, יועץ משפטי "מנהיגות אזרחית" -
ביקורת העומק של החשכ"ל יכולה להתבצע בפועל על ידי משרדי רואי חשבון חיצוניים ואלו, לעתים, מציבים מבקר המבצע רק את ההוראות שקיבל "מלמעלה" מבלי לגלות ידע מקצועי. במידה ונתקלתם במצב שכזה, אני מציע קודם כל לוודא שהמבקר מכיר את הוראות החוק והנחיות החשכ"ל. בנוסף, יש לדעת שאין פסול בהצגת עמדה התואמת את הוראות החוק והנוגדת את עמדת המבקר. במקרים בהם קיימת מחלוקת בין עמדת המבקר לעמדת העמותה, ניתן לפנות לחשכ"ל בדרישה להחליף את המבקר.
טיפ בנושא ביקורת עומק רשות המיסים, עו"ד איתן צחור, יועץ משפטי "מנהיגות אזרחית" -
חשוב לדעת שביקורת עומק של רשות המסים אינה דומה כלל לכל ביקורת אחרת שעמותה יכולה לעבור (לדוגמה, ביקורת על ידי רשם העמותות), שכן מדובר בהליך שומה ולא רק בהליך ביקורת. בסיומה של ביקורת של רשות המסים, התוצאה לגבי העמותה תהא חיוב או פטור ממס. דבר נוסף אותו חשוב לדעת הוא כי בדרך כלל רשות המסים אינה מתחשבת באישורים שניתנו לעמותה על ידי רשם העמותות או כל גוף אחר, וההפך, אישור בדבר פטור ממס הכנסה שניתן על ידי רשות המסים אינו מבטיח אישור ניהול תקין מרשם העמותות (יחד עם זאת, לעניין אישור סעיף 46, נדרש גם אישור ניהול תקין מרשם העמותות).

מיסוי

טיפ בנושא פעילות מניבת הכנסה, בלה אלכסנדרוב, מנכ"לית "ארץעיר" -
אני ממליצה לכל עמותה בתהליך פיתוח פעילות מניבת הכנסה, לבדוק קודם כל כיצד ניתן לייצר הכנסה מפעילות בליבת העשייה של הארגון. כך, העמותה לא מכשירה עצמה לייצר הכנסות דרך מודל פעילות חדש, אלא מנצלת את האפקטיביות הארגונית לייצר הכנסות דרך חוזקות קיימות. לדוגמה, לקחת את הידע הארגוני שנצבר במהלך שנות פעילות העמותה, לפתח אותו ולמכור אותו. אם בכל זאת החלטתם לפתח אפיק כלכלי מכניס שאינו דומה לפעילויות שבליבת העמותה (למשל, לפתוח בית קפה), דאגו למצוא את השותף המומחה ביותר שיש לתחום. בנוסף, אני סבורה כי לא צריך לפחד לגבות כסף, גם אם מעט מאוד, ממוטבי הפעילות על השתתפות. ניתן לדוגמה לדרוש עלות סמלית עבור כניסה לאירועים, לחוגים או לסדנאות. אני מאמינה כי יש לפתח מודלים כלכליים בהם מוטבי הפעילות מחזיקים נתח קטן מתקציב העמותה.
טיפ בנושא פעילות מניבת הכנסה, ניבה ראם, מנכ"לית "קולות בנגב" -
העמותה שאני מנהלת מתקיימת כבר קרוב לשבע שנים כמעט אך ורק מהכנסות עצמיות. לאורך השנים הבנו שכאשר פעילות העמותה מסתמכת אך ורק על גיוס כספים מקרנות, הדבר מתבטא באי יציבות מאוד גדולה בפרויקטים שאנו מובילים - מה שהביא אותנו להבנה שעלינו לייצר עצמאות כלכלית ולפעול לפיתוח פעילות מניבת הכנסה. אני מאמינה שרוב העמותות מחזיקות בידע רב שפותח לאורך השנים ואין לזלזל בו - עמותות יכולות להשתמש בידע הזה כמקור הכנסה.בן הרעיונות: מכירת הרצאות, סדנאות, או פיתוח קורסים והכשרות לגורמים שונים. מניסיוני, שירותים מסוג זה שעמותות נותנות אינם יורדים ברמתם משירותים דומים של חברות עסקיות, ולרוב הם זולים בהרבה מהמחירים בשוק. כך ישנה סיטואציה של רווחה הדדית: העמותה מצליחה לבסס את עצמה כלכלית על בסיס הכנסות עצמיות והלקוח, צורך השירותים, זוכה בערך מוסף בכך שהוא מקבל שירות מצויין וגם תומך פעילות העמותה
טיפ בנושא עסק חברתי, ענבל דור קרבל, מנכ"לית "עלם" -
כמה המלצות מהניסיון שלנו בעל"ם בנושא של פיתוח פעילות מניבת הכנסה: א. אל תנסו לעשות מה שלא בתחום המומחיות שלכם, הצמדו למה שאתם יודעים לעשות הכי טוב. גייסו שותפים שיודעים לעשות הכי טוב את מה שנצרך, כך לדוגמא: אם אתם מפעילים פרויקט לצעירות בנושא של עיצוב גרפי, תביאו מנהלת עסק מהתחום העסקי ומהתחום המקצועי הזה והעמותה תביא את הפן החברתי/טיפולי. עמותות רבות נכנסות לעסקים חברתיים ללא ידע בתחום העסקי המסויים ולא מבינות למה העסק רק מפסיד כסף. אל תנסו לעשות מה שאתם לא יודעים. ב. אל תפחדו לחלוק ידע עבור כסף- לידע שצברה העמותה יש ערך כלכלי. כמו כן, עריכת כנסים מקצועיים בתחום הליבה של הארגון הם חשובים למיצוב שלכם כמומחים בתוכן מסוים ומניסיוננו,כנסים אלו מניבים הכנסה עתידית. ג. אל תתביישו לגבות כסף על מה שאתם יודעים לעשות, סמנו מספר תחומים שבהם אתם מומחים ושווקו אותם כשירותים שאתם נותנים בתשלום.
טיפ בנושא אישור לפי סעיף 46א', חיים ורמברנדט, רו"ח של עמותות וחברות לתועלת הציבור -
לא רבים יודעים שבכדי לקבל אישור לפי סעיף 46 א' אין צורך לחכות עד שהעמותה תקבל אישור ניהול תקין מלא מרשם העמותות (רלוונטי בעיקר לעמותות חדשות) . בכדי להגיש בקשה לאישור לפי סעיף 46 א' העמותה צריכה לפעול בהיקף פעילות כספית של מעל ל-30 אלף ש"ח בתוך שנת מס וכן להציג אישור ניהול תקין זמני בלבד אותו ניתן לקבל מרשם העמותות. בנוסף, יש להגיש מאזני בוחן ביחד עם הבקשה בכי להוכיח פעילות. למעשה, עמותות בעלות היקף פעילות הנ"ל, יכולות להגיש בקשה לאישור עוד בטרם שנתיים של פעילות ואישור ניהול תקין. בנוסף, חשוב לוודא כי בחומר הרקע על העמותה הנדרש במסגרת הגשת הבקשה לאישור, מודגשות המטרות הציבוריות המוגדרות על פי לשון החוק. החוק קובע שבע מטרות ציבוריות לאישור 46 א': חינוך, ספורט, דת, עידוד התיישבות, מדע, בריאות וסעד. בנוסף הוגדרו 13 מטרות ציבוריות שונות במעט לחברות לתועלת הציבור. חשוב מאוד להדגיש את הקשר של מטרות העמותה למטרות הציבוריות שקובע החוק. מניסיון, הדבר מסייע מאוד לקבלת האישור.
טיפ בנושא אישור לפי סעיף 9 (2) לפקודת המס, עו"ד איתן צחור, יועץ משפטי "מנהיגות אזרחית" -
1. יש להדגיש שקיימת הבחנה ברורה בפקודת מס הכנסה בין סעיף 46 -המעניק זיכוי ממס לתורמים, לבין סעיף 9[2]- הפוטר ממס את הכנסות המוסד הציבורי. לסעיף 46 נדרש אישור מראש מהרשויות ואילו לעניין פטור ממס על פי סעיף 9[2] ניתן להסתפק בחוות דעת משפטית המאשרת שאכן מדובר במוסד צבורי העומד בתנאים הקובעים בפקודת מס הכנסה. 2. סעיף 9[2] לצורך פטור ממס אינו מחייב כל אישור מצד רשות המסים, אבל חשוב לדעת כי כל עוד התיק לא נבחן לגופו על ידי פקיד שומה אין בטחון שבעתיד בעת שעת ביקורת שומתית במס הכנסה, הפקיד לא יגיע למסקנה שהמוסד אינו עומד בתנאים הנדרשים או במטרות הקבועות בסעיף זה. 3. חשוב לדעת כי סעיף 9[2] אינו חל על עסקים הפועלים במסגרת העמותה. עם זאת, קיים קושי רב בסיווג פעילות כ"עסקית", לצורך כך יש להתבסס על חוות דעת משפטיות או פסקי דין שניתנו בעבר לעניין ההבחנה בין פעילות עסקית שאינה פטורה ממס לבין פעילות במסגרת המטרה הציבורית הפטורה ממס.

משאבים ממשלתיים

טיפ בנושא תמיכה מרשות מקומית, גיא סלומון, מנכ"ל "צעד קדימה"-
כמה דברים שחשוב בעיני לדעת ולקחת בחשבון כשמגישים בקשה לתמיכה מרשות מקומית: 1. התמיכות מרשויות מקומיות הן יחסית נמוכות. גובה התמיכות נע לרוב בין אלפי שקלים ולעתים מגיעים גם לעשרות אלפי שקלים, הדבר תלוי כמובן בגודל הרשות המקומית ובנושא התמיכה. 2. עמותה זכאית להגיש בקשה לתמיכה רק מהרשות המקומית שבה היא פועלת. עם זאת, עמותה יכולה להגיש בקשה לתמיכה גם מרשויות מקומית נוספות, גם אם היא לא יושבת בהן ספציפית, במידה והיא מפעילה תכניות שונות באותן הרשויות. 3. הרשויות הגדולות מפרסמות בדרך כלל חוברת המפרטת את הקריטריונים לתמיכה - חשוב לקרוא אותה בעיון ולהבין באילו תחומים הרשות מעוניינת להשקיע ובהתאם לכתוב את נוסח הבקשה לתמיכה. 4. בהמשך לכך, מרבית הרשויות בוחנות את הבקשות לתמיכה לפי קריטריונים שונים, כאשר העמותה מקבלת ניקוד עבור כל קריטריון. הקריטריונים לרוב שקופים לקהל ולכן לפני שמגישים את הבקשה שווה להבין את הקריטריונים ולראות לאילו קריטריונים המשקל הרב ביותר. 5. כמובן, כמו במכרזים לרכישת שירותים, חשוב לראות שהעמותה עומדת בתנאי הסף לתמיכה, אחרת אין טעם להגשת הבקשה. 6. ככל שהבקשה לתמיכה תהיה עבור שירות שהעמותה נותנת ולא מקבל תמיכות ממקורות נוספים, סיכוי יותר גדול שהבקשה לתמיכה תתקבל. 7. חשוב להבין שמה שמעניין את הרשות המקומית הוא התושבים של אותה הרשות, לכן אם עמותה מגישה בקשה לתמיכה בפרויקט שרוב משתתפיו אינם תושבי העיר, ככל הנראה הבקשה תקבל ניקוד נמוך. לכן חשוב להציג כיצד תושבי הרשות מרוויחים מהפעילות המדוברת. פרויקטים ארציים שבמקרה מתקיימים ברשות המקומית, אינם רלוונטיים לתמיכה מאותה הרשות. 8. טיפ נוסף ואולי הכי חשוב, הוא לטפח קשרים אישיים ברשות המקומית. אם הפרויקט שאתה רוצה להגיש תמיכה עבורו הוא בתחום הרווחה, חשוב להגיע למחלקת הרווחה, להיפגש ולהתחבר לנפשות הפועלות, לנסות להבין מה הצרכים של המחלקה וכיצד העמותה יכולה להתאים את העשייה שלה לצרכים העולים מן הרשות.
טיפ בנושא תמיכה מרשות מקומית, ניר יששכר, מנכ"ל "דור לדור"-
כאשר עמותה מבקשת להתקשר עם רשות מקומית, חשוב קודם כל להכיר את פעילות הרשות המקומית, להתחבר לתוכנית האסטרטגית שלה ושם לבחון איך פעילות העמותה יכולה להשתלב. בנוסף, לא לפחד לחתור למגע מול הרשות המקומית, להשתתף בשולחנות עגולים ובפעילויות שהרשות מקיימת, כדי שהם יכירו את פעילות העמותה בנושאים הרלוונטיים. כמו כן, חשוב לדעת שבעבודה אל מול רשויות מקומיות תמיד לוקח הרבה מאוד זמן עד שכל החלטה מתקבלת. בנוסף, יש הרבה מאוד אנשי קשר, יש הבדל בין מי שמקבל את ההחלטה על שיתוף הפעולה עם העמותה לבין מי שבסוף מתנהלים מולו בפועל.
טיפ בנושא תמיכה ממשרד ממשלתי, בלה אלכסנדרוב, מנכ"לית "ארץעיר"-
ארגון שמעוניין לקבל תמיכה ממשרדי ממשלה חייב לפתוח את הראש ולגשת לבקשת התמיכה בגישה יותר הוליסטית - מכאן נגזרות גם ההמלצות שלי: א. להקים קואליציה של ארגונים המקדמים תחום תוכן משותף - שותפות של ארגונים יכולה להגדיל את הפוטנציאל לקבלת משאבים ותמיכה ממשלתית. כך ניתן למשל, לשכור לוביסט בשכר שיפעל למען שינוי המדיניות ולמען קידום תקנות שיטיבו עם פעילות העמותה ועמותות נוספות החברות בקואליציה. ב. במקביל, קריטי לתחזק קשר טוב וצמוד עם הפקידות הבכירה במשרד הרלוונטי - לא להיות בקשר רק עם השר אלא גם עם צוות המשרד. ג. לראות את הממשלה כשותפה לקידום מטרות - להצליח לבנות אמון ושותפות עם המשרדים ולייצר קשרים ויחסים חיוביים שהם מעבר לקשר הבירוקרטי בלבד. ד. ללמוד ולהכיר מכרזים ממשלתיים - המכרזים אינם מכורים, וחשוב להשקיע בגיבוש ההצעה למכרז כמו שמשקיעים בהגשות לקרנות פילנתרופיות; זוהי ריצה למרחקים ארוכים. ה. להבין הצעות חוק לעומק ולבחון כיצד הארגון יכול להשתלב בהן. ו. להתחבר עם מפלגות מכלל הקשת הפוליטית. ז. שווה שיהיה אדם בארגון שאחראי לתחום גיוס משאבים ממשלתיים - כמו שיש אחראי גיוס כספים מקרנות פילנתרופיות, דרוש אחראי קשרי ממשל שילמד את הנושא בצורה כוללת ומיטבית.
טיפ בנושא תמיכה ממשרד ממשלתי,שמעון סיאני, מנכ"ל "ידידים"-
בשנים האחרונות חלו תמורות רבות בנושא ההתקשרויות עם הממשלה, שמאוד משפיעות על השוק של המגזר השלישי. להלן שלוש המלצות מרכזיות: א. מיזמים משותפים על פי תקנה 3/30 - על פי תקנה זו עמותה שתגייס 50% מהתקציב כמצ'ינג - יכולה לזכות בפטור ממכרז. חשוב לדעת שנכון להיום, האוצר מקשה מאוד על ערוץ ההתקשרות הזה. עמותות קטנות או צעירות שביכולתן לגייס מצ'ינג צנוע יהיו חשופות לתחרות גדולה שכן לפני כל התקשרות המשרד הרלוונטי צריך להוציא קול קורא ובמחיר נמוך יהיו הרבה ארגונים שיציעו את עצמם. יחד עם זה, לעמותות או קרנות שכבר יש מיזמים כאלו כדאי לדעת שלפני מספר שנים במסגרת מפגשים אינטנסיביים של צוות מנהיגות אזרחית והחשכ"ל הגענו להבנות חשובות עם צוות החשכ"ל בנוגע למיזם משותף : מתוך 50% התקציב שהארגון צריך לגייס לטובת המיזם- 90% יכולים להיות בשווה כסף ובתנאי שזה מופיע במאזן הכספי של העמותה. רק 10% חייבים להיות ב"כסף חי". ב. המלצתי השנייה היא לקרוא באופן מדוקדק את דו"ח פראוור שהתפרסם בספטמבר 2016, המרכז את כל המידע בנוגע להתקשרויות אל מול הממשלה. אני מניח שעוד יהיו התאמות שונות לדו"ח הזה - חשוב לעקוב אחרי הדברים. ג. ההמלצה השלישית שלי עוסקת בנושא של תזרים מזומנים. כל בעל ניסיון בהתקשרויות עם הממשלה יודע שנושא תזרים המזומנים הוא אקוטי וצריך להיות ערוכים לכך מראש. כיצד? לצמצמם במידת האפשר את ההוצאות הקבועות על חשבון ההוצאות המשתנות ואת ההוצאות המשתנות לתכנן בהתאם ללוח השנה, ולצפי התקבולים מהממשלה. במקרה שיש חוזה התקשרות עם גוף ממשלתי או עירוני ניתן, בבנקים מסויימים, גם להראות את החוזה לבנק ולקבל הלוואות גישור. האתגר של ניהול כלכלי של עמותה נהיה קשה מאוד בשנים האחרונות. צריך לדעת שרק הנחושים והמאמינים ורק "מייבשי הביצות" הם אלו שיצליחו להגיע למשהו משמעותי, יש כל כך הרבה תחנות קשות בדרך. צריך לדעת שהן קיימות ולא להישבר באמצע!
טיפ בנושא תמיכה ממשרד ממשלתי, נעמי סטוצינר, מייסדת בית איזי שפירא-
ראשית, חשוב להבין לעומק לאיזה משרד ממשלתי הכי מתאים להגיש את הבקשה לתמיכה. הדבר דורש עבודת מחקר משמעותית, הכוללת הבנה של הגורמים הרלוונטיים בכל משרד ומה הם מעוניינים לקדם. לעיתים פרויקטים שנראים מתאימים להגשה לתמיכה ממשרד מסוים, עשויים להתאים דווקא למשרד אחר. שנית, אני ממליצה לגשש ולרתום, מבעוד מועד, גורם במשרד הממשלתי לרעיון עליו מבקשים תמיכה. גורם כזה, המהווה שותף לאמונה ברעיון ולקידומו, יוכל לסייע גם בכתיבת הבקשה לתמיכה. שלישית, כדאי לקחת בחשבון שהעמותה תאלץ להתגמש לקראת המשרד הממשלתי, שכן סביר להניח כי המשרד לא יתגמש עבור העמותה. רביעית, אני מאמינה שכדאי לבדוק אפשרות של שותפות עם הממשלה במיזם עליו מבקשים התמיכה.
טיפ בנושא מערכת מרכ"בה, שמעון סיאני, מנכ"ל "ידידים"-
כל מנכ"ל עמותה המעוניין בהתקשרות מול הממשלה, חייב להכיר לעומק את מערכת מרכב"ה על כל הפונקציות שלה. עם זאת, חשוב לזכור כי מדובר במערכת ממוחשבת ולא פעם ישנן תקלות שעלולות לעלות לעמותה במחיר רב. חשוב לוודא הגעה של כל טופס ששלחתם באמצעות המערכת ולא להניח שאם לחצתם " send" הטופס אכן הגיע ליעדו. בנוסף, אני מאמין כי אין תחליף לקשר אישי ואנושי. יחד עם שליחת הטפסים במערכת, אני ממליץ להגיע פיזית למשרד הממשלתי הרלוונטי, להכיר את הנפשות הפועלות, לשוחח איתם ולייצר קשרי עבודה המבוססים על היכרות אישית ואמון.
טיפ בנושא מערכת מרכ"בה, יוחאי רוטנברג, יו"ר האגודה הישראלית לתקשורת קהילתית-
כאשר עובדים עם מערכת המרכב״ה יש כמה דברים שחשוב לשים אליהם לב: 1. למערכת המרכב״ה אין הוראות הפעלה מדויקות, לכן יש ללמוד את המערכת ״תוך כדי תנועה״ 2. כל‏ שנה‏, בהזנה ‏חדשה‏ של ‏בקשה ‏לתמיכה ‏יש ‏קודם ‏לפתוח ‏את ‏הדף המאגד הכולל‏ בתוכו ‏התייחסות ‏לחברי‏ ‏‏הנהלה‏, ועד‏ מנהל ‏וועדת‏ ביקורת ‏ולהכניס ‏את‏ מספרי ‏הזהות ‏של‏ האנשים ‏החדשים ‏שהוחלפו ‏בתפקידי‏ ‏‏‏‏‏המפתח‏. באם ‏לא ‏הוחלפו, ‏יש ‏לשכפל ‏את ‏הנתונים ‏הקיימים. 3. אני ממליץ שהמורשה להחזיק בכרטיס החכם של העמותה יהיה גם בעל אישור לחתימה דיגיטאלית, בכדי שמזין הנתונים יוכל לחתום באופן דיגיטלי. עניין זה ניתן להסדרה אצל עו״ד. 4. חשוב לדעת כי המשרד הממשלתי ממנו מבקשים תמיכה חייב לשלוח מייל לעמותה המבקשת, המאשר או דוחה את המסמכים שהועלו. חשוב להיות עם האצבע על הדופק, משום שלעיתים אי תגובה בזמן למייל זה גוררת לפסילה של התמיכה.
טיפ בנושא ועדת עזבונות, שני אלוני, מנכ"לית מרכז סיוע לנפגעי ונפגעות תקיפה מינית חיפה והצפון-
כאשר נערכים לקראת הגשה לבקשת תמיכה מועדת העיזבונות, יש כמה דברים שחשוב לדעת: 1. מרבית הבקשות נדחות על ידי הועדה בשל עניינים טכניים. לכן, כדאי שממלא הבקשה יהיה איש הצוות הקפדן ביותר בעמותה, זה ששם לב לפרטים הקטנים ביותר. הבקשה לתמיכה יכולה לקום וליפול על היכולת לדייק בפרטים בהגשת הבקשה. 2. חשוב לדעת כי בעת הגשת התמיכה לוועדה, על כל הוצאה צפויה בפרויקט המוגש, שהיא לא הוצאת שכר יש להמציא הצעת מחיר מדויקת מהספק איתו תעבדו, מה שהופך את העבודה על הגשת הפרויקט למאוד מייגעת. לכן מומלץ להגיש בקשות לתמיכה בפרויקטים בהם עיקר ההוצאה היא על שכר, משום שעל שכר אין צורך בהגשת שום מסמך מוכיח נוסף. מלבד תלוש המשכורת. 3. עם זאת חשוב לשים לב, שבעניין השכר הם לא ממנים שכר של אחד מחמשת מקבלי השכר הגבוה בעמותה. בעמותות קטנות שהצוות בהן קטן, הדבר הופך למשימה כמעט בלתי אפשרי. 4. להקדיש את הזמן לקרוא את כל המסמך המפרט את נוהל ועדת העיזבונות, בו יש פירוט על כל פסילה אפשרית. זה אמנם ארוך אבל הכרחי לקריאה. 5. לקחת בחשבון שלא משנה מה יהיה גובה התמיכה שתבקשו, גובה התמיכות הניתן נע בין סכומים של 15,000-35,000 ש"ח כך שלא שווה לבנות על סכום גבוה יותר. 6. חשוב לקחת בחשבון שגם אחרי הגשת התמיכה יש המון התכתבויות אל מול ועדת העיזבונות וחשוב לשים לב לכל בקשה שלהם ולהתייחס אליה במהירות. הם בעיקר כותבים על טעויות וחוסרים במסמכי ההגשה. אם לא תגיבו בזמן התמיכה עלולה להתבטל. 7. לבסוף, חשוב לקחת בחשבון כי בשנים האחרונות הרבה עמותות הפסיקו להגיש בקשות לוועדת העיזבונות מאחר ומדובר בגוף מאוד ביורוקרטי. לכן אם מחליטים בכל זאת להגיש להם בקשה לתמיכה, חשוב שמי שיעשה זאת יהיה אדם קפדן ביותר, אחרת לא בטוח ששווה להיכנס להרפתקאה הזאת.
טיפ בנושא הקצאת מבנה/ קרקע ברשות מקומית לעמותה, מוטי זליקוביץ, מנכ"ל "מלבב"-
הקצאת מבנה קיים לעמותה על ידי רשות מקומית, הוא מצב בו העירייה בנתה בעבר מבנה והחליטה כעת לעשות שינוי יעוד למבנה ולהקצות אותו לטובת פעילות עמותה מסוימת. המבנה כבר בנוי על קרקע "חומה" שמיועדת למבני ציבור והעיריה יכולה להחליט שהיא מקצה אותו לשימוש עמותה, תמורת כסף או בחינם, לתקופה של בין 25-49 שנים ולמעשה פותרת אות העמותה מתשלומי ארנונה על המבנה. העמותה מתחייבת מצידה לשפץ ולהפעיל את המבנה. חשוב להבין כי המבנה נשאר בבעלות העירייה ולא משויך לעמותה בטאבו. עם זאת, לא לכל רשות מקומית ישנם מבנים שניתן להסב לפעילות עמותות. לכן, ישנה גם אופציה מורכבת יותר והיא הקצעת קרקע לטובת בניית מבנה עתידי לעמותה. הקצאת קרקע לעתים יותר זמינה מאשר הקצאת מבנה אבל חשוב לזכור שמדובר על ריצה למרחקים ארוכים. זוהי אופציה מורכבת בהרבה, הדורשת מסכת של אישורים: אישור של הרשות המקומית, כולל אישור של מהנדס העירייה ומועצת העיר ובהמשך גם אישור של שר הפנים. ככלל, התהליך של הקצאת קרקע יכולה לקחת שנתיים או שלוש ולעתים יכול להמשך גם עשר שנים (במועצות מקומיות קטנות התהליך יקרה בצורה מהירה יותר מבעיריות גדולות). חשוב לדעת כי ברגע שמתקבל אישור עקרוני להקצאת קרקע, העמותה נדרשת לגדר את השטח ולבטח את הקרקע, כתנאי לקבלת אישור הרשות המקומית. דבר נוסף שחשוב לדעת, כי המבנה שיבנה על הקרקע יהיה שייך על פי חוק לרשות המקומית, על אף שהעמותה בונה אותו מכספה. הקצאת הקרקע תקפה לרוב ל- 49 שנים. טיפ נוסף לעמותה שמתחילה הליך של הקצעת קרקע, הוא לקחת בחשבון את כל הוצאות בניית המבנה על הקרקע, כולל היטלים רבים שיכולים להסתכם במיליוני שקלי. חשוב לשקול כל זאת מראש. בכל מצב, אני ממליץ להיות בקשר טוב עם הרשות המקומית ולהזמין נציגים של הרשות לכל אירוע או חגיגה של העמותה. כמו כן, בעת הנחת אבן פינה למבנה העתידי חשוב מאוד להזמין את ראשי הרשות המקומית ולהקפיד להזכיר את הרשות בתודות בכל יחסי ציבור, הדבר מאוד חשוב. בכל מקרה אשמח לייעץ לעמותות בנושא.
טיפ בנושא מכרזים לרכישת שירותים, צביקה גולדברג, מנכ"ל "בעצמי"-
כשמדובר בהתקשרות בין הממשלה לארגון חברתי, אני מציע לראות במכרז, ובהתקשרות בכלל, הזדמנות לשותפות מיוחדת עבור שני הצדדים ובעיקר עבור המוטבים, ולא רק אתגר טכני-כספי-משפטי. מומלץ מאוד לגשת אל המכרז תוך מודעות לערך הרב של הידע, הניסיון והמקצועיות שלכם כארגון חברתי-מקצועי, והערך המיוחד של המוטיבציה החברתית-ערכית שלכם. כדאי ונכון לזכור שמזמין השירות במשרד הממשלתי זקוק לנכסים של הארגון החברתי, ומומלץ לכתוב את ההצעה למכרז מתוך עמדה של שותף פוטנציאלי מרכזי ולא ספק טכני של שירות. מצד שני, חשוב לזכור שהגורם הממשלתי שהוציא את המכרז מחזיק לרוב בידע רב ובניסיון משמעותי, לעתים ישירות בתחום שבו עוסק המכרז ולעתים בתחומים משיקים ומשלימים. בדרך כלל הגורם הממשלתי שפרסם את המכרז מחזיק בתמונת מציאות רחבה יותר מאשר זו שהארגון החברתי הבודד מכיר ורואה, אפילו אם הוא מצוין וחדשן בתחומו. לכן מומלץ לראות בהתקשרות עם הממשלה "שותפות" מהותית ולא רק יחסי ספק-לקוח. אם מצליחים לבנות התקשרות איכותית, יכולה להיווצר שותפות רבת ערך והשפעה שמבוססת על כך שכל צד מביא עמו ערך מוסף. בתוך הממשלה קיימת מגמה מבורכת, גם אם חדשה יחסית, של רצון ויכולת להכיל שותפות מורכבת עם ספק שירות, אבל בולטים מאוד הרגלים ישנים ותפישות שמרניות שמתעקשים לראות בזוכה המכרז ספק שירותים "טכני" בלבד, נטול דעה וידע. כיום יש יותר ויותר סוכני שינוי בממשלה שמעוניינים במשילות נאורה, ויותר ויותר בשלות לשותפויות מתקדמות ופתוחות שמאפשרות למוטבים ליהנות מהיתרונות היחסיים של שני המגזרים.
טיפ בנושא מכרזים לרכישת שירותים, ענבל דור קרבל, מנכ"לית "עלם"-
בכל התקשרות עם הממשלה חשוב מאוד להקפיד על תיקוף החוזה ולא להיות שאננים. קחו תמיד תיקחו חצי שנה מראש לעבוד על חידוש החוזה, גם אם נדמה כי יש עוד הרבה מאוד זמן. לרגולטור- למשרדי הממשלה ולחשבים לוקח המון זמן לתקן חוזה ולחתום עליו, לכן, אנו צריכים להיות ערוכים מראש, כמנכ"לית, מרגע שנחתם חוזה אני מיד מתחילה לתקף את החוזה שבא אחריו. בנוסף, חשוב מאוד ולשים לב לפרטי ההתקשרות המדויקים ולהתחייבות עליה חתמתם, לא להתחייב למה שאתם לא יכולים, לא להיות "עיוורים" ורק לרצות את הכסף של הממשלה ללא יכולת לעמוד בתנאים הנדרשים, דברים כאלה עלולים להביא אפילו לקריסתה של העמותה.
טיפ בנושא שירות לאומי אזרחי בעמותה, אורנה קוטלר, מנכ"לית "שלומית"-
כמי שמנהלת את ארגון שלומית, הנמנה על אחד ה"גופים המוכרים" האחראים על איתור, מיון, שיבוץ, הפעלה וליווי של מתנדבי השירות הלאומי, יש לי שני טיפים מרכזיים לעמותות המבקשות לקלוט בני שירות לאומי לעבודה איתם: הטיפ הראשון, בחודש מרץ 2018 צפוי להיכנס לתוקף חוק השירות האזרחי[1] שאושר בשנת 2017. החוק מגדיר בין היתר אלו מלכ"רים (עמותות וחל"צ) יכולים להיות גופים מפעילים של בני שירות לאומי ואלו לא. אני ממליצה לארגוני המגזר השלישי ללמוד את החוק על בוריו ולהבין מה נדרש מהם בכדי להמשיך ולקבל את האישור להיות גוף מפעיל של השירות הלאומי. חשוב להבין, כי גם גופים שבעבר קיבלו בני שירות לאומי והוכרו כגופים מפעילים, יכולים לאבד את האישור שלהם באם לא יעמדו בהוראות החוק החדש. החל מהראשון לספטמבר 2018 אמורים כל המקומות העובדים עם בני שירות לאומי להתחיל לעבוד בהתאם לחוק הנ"ל. הטיפ השני, מקורו בחזון ובתפיסת ההפעלה של עמותת שלומית. השירות הלאומי הוא למעשה מעבדה לחיים עבור הצעירים והצעירות המתנדבים, לכן צריך לראות איך האחראים במקום השירות מסייעים להם לעשות את המעבר מ"תלמידים" ל"אנשים בוגרים" בחברה ובמדינה - זאת באמצעות הצבת גבולות, מתן דוגמה אישית, יצירת מרחב לטעויות וללמידה מהם. חשוב מאוד גם להקפיד על שיח רציף בין שלושת הגורמים: מתנדב השירות, הרכז/ת מטעם עמותת השירות הלאומי והאחראי מטעם מקום השירות. ככל שהשיח הזה הוא יותר בהיר ומוגדר, כך כולם מרוויחים ובראש ובראשונה הצעיר שעושה את השירות הלאומי. יש קשר ישיר בין איכות השירות לצמיחה של הצעיר ולשביעות הרצון של העמותה בה הוא עושה שירות לאומי. עמותה שמצליחה לעבוד עם בן שירות בצורה טובה, היא עמותה שמבינה את היתרונות של בני השירות - שהם צעירים והם נמצאים על התפר שבין הנוער עצמו לבין הצוות הבוגר, הם מבינים שעל ידי הכנסת עוד שכבת גיל לצוות, הם מרחיבים את הנוף האנושי בעמותה- והצעירים מהווים גורם מקשר בין אוכלוסיית היעד לבין הצוות המקצועי, ולכן הם מרחיבים את המענה לאוכלוסיה איתה הם עובדים.